Jedan od najvažnijih zadataka projekt menadžmenta je procena trajanja aktivnosti, odnosno troškova.
Bitno je da se tačno definiše šta je potrebno uraditi u toku upravljanja projektom kako bi se implementirali i u potpunosti ispunili svi projektni zahtevi, odnosno ciljevi zbog kojih je projekat inicijalno pokrenut.
Još je bitnije da se tim definisanim aktivnostima tačno proceni trajanje i trošak, jer trajanja i trošak pojedinačnih aktivnosti dovodi do procene trajanja celog projekta i njegovog budžeta.
Znači na osnovu toga imamo konačno trajanje projekta i konačan budžet. A to nam je uz obim projekta, ono najbitnije na projektu.
Ovde projektni menadžment pada jer loša procena pojedinačnih aktivnosti može dovesti do loše procene celog projekta. Nedavno je napravljeno opsežno istraživanje PwC-a o problemima projeknog menadžmenta (Insights and Trends: Current Portfolio, Programme and Project Management Practicies“) gde je utvrđeno da je:
- loša procena tokom planiranja glavni razlog zašto projekti padaju.
Dakle, upravljanje projektima ili projektni menadžment će biti na mnogo višem nivou i projekti uspešniji ako se više vremena posveti proceni trajanja aktivnosti i proceni troškova tih aktivnosti.
Ako tu napravimo velike greške i predvidimo kraće vreme nego što je realno potrebnom, to automatski znači da će projekat kasniti i da nećemo uspeti uspešno da ga privedemo kraju. Sa druge strane ako namerno dodajemo vreme pa za nešto što traje pet dana, predvidimo deset dana za realizaciji to znači da smo troškove projekta neopravdano povećali za tih pet dana.
U tom konktekstu, možemo unaprediti svoju veštinu davanja procene ako pravilno primenimo tehnike estimacije. Postoji nekoliko tehnika procene (estimacije) koje nam preporučuje Project Managament Institut i koje su nam na raspolaganju, a lako se primenjuju i daju rezultate. To su:
- Analogna procena – koja se zasniva na vršenju poređenja sa prethodnim projektima. Dakle, ako je na prethodnim sličnim projektima, dotična aktivnost trajala 10-11 dana, jasno je da je velika šansa da će i na našem projektu trajati isto toliko.
- Parametarska procena – kvantitativna procena koja se bazira na količini nekog posla. Npr. možemo da instaliramo 10 programskih paketa u toku dana, možemo da okrečimo 2 kvadratna metra zida po satu, možemo kopati zemlju brzinom od 1 kubni metar za 5 sati i slično.
- Procena iz tri tačke – bazira se na najoptimističnijoj proceni (O), najverovatnijoj proceni (M) i najpesimističnoj proceni (P), pri čemu se uzima težinski faktor pa se trajanje aktivnosti računa po formuli optimistična procena + pesimistična + 4x najverovatnija pa sve podeljeno sa šest, ili procena = (O+P+4M)/6
- Pitajte eksperta – ako nemate dovoljno informacija, uvek možete konsultovati stručnjaka iz te oblasti i dobiti preciznije informacije od eksperta
- Bottom-up procena – ceo posao je razbijen na sitnije sastavni delove, tzv. WBS (Work Breakdown Structure) koji su opet podeljeni na još sitnije sastavne delove, a sve sa ciljem da se dostigne što tačnija procena trajanja.
Naravno, prva procena u fazi iniciranja projekata je zbog nedostatka svih relevantnih informacija mnogo manje precizna, nego procena data na kraju faze planiranja kada su svi faktori uzeti u obzir i kada je napravljena adekvatna analiza rizika na projektu. U inicijalnog fazi tačnost data kao plus ili minus 50% može da bude zadovoljavajuća, ali na kraju planiranja to mora biti drastilčno smanjeno na nekih +/- 5%.
Kako prevazići neizvesnost?
Procena je ništa drugo no gruba kalkulacija projektnih troškova i kao takva predstavlja određeni nivo neizvesnosti. Kako bi povećali tačnost procene, dobra praksa projekt menadzmenta kaže, treba primeniti ne jednu od gore navedenih tehnika procene, već kombinaciju više njih.
Na primer, procena iz tri tačke može biti iskorišćena u kombinaciji sa analognom procenom i tehnikom pitajte eksperta. Da bi odlučili koju kombinaciju tehnika da izaberete, mora da uzmete u obzir dosta faktora, a prvenstveno odabit zavisi od vremena i budžeta koji vam je na raspolaganju za primenu ovih tehnika.
Zaključak
Ništa se ne postiže preko noći pa ni tačna procena. Sve treba vežbati pa i primenu svake pojedinačne tehnike, i naravno kombinacije ovih pet tehnika. Svakako je to kritičan faktor uspeha vaših projekata, odnosno vaše veštine projektnog menadžmenta i stoga zavređuje vašu pažnju i ulaganje vremena u vežbanje ovih veština.
Zato što će vam se višestruko vratiti.
Nema najbolje tehnike, jer vam neke daju vrlo brze rezultate, ali sa manjom tačnošću, a druge daju vrlo precizne procene, ali su vremenski zahtevne.
Znači, kombinacija tehnika, vežbanje istih i malo vremena da se sve to složi i legne na svoje, i definitvno ćete postati bolji projekt menadžer.